RFP 뜻? 프로젝트를 위한 1번째 제안 의뢰서

RFP 뜻과 개념에 대해서 이야기해봅시다.

RFP 뜻과 개념에 대한 이해

RFP 뜻(Request For Proposal)은 시스템 구축 프로젝트에서 발주사가 수주사에게 시스템 개발 의뢰를 위해 요청하는 필수적인 공식 제안 요청 문서를 의미합니다.

RFP는 제안 의뢰서 또는 제안 요청서라고도 부릅니다.

RFP는 프로젝트를 발주하는 발주사가 프로젝트를 수주하여 프로젝트를 수행해주는 수주사에게 제안할 것을 요청하는 문서이고 수주사는 발주사에게 제안서를 통해 회답하게 됩니다.

프로젝트 발주사 입장에서는 필요한 요청사항과 예산이 확보되어 있는 상태에서 프로젝트를 의뢰하게 되며 여러 업체 후보들 중 가장 적합한 업체 선정을 통해서 프로젝트를 진행하게 됩니다.

업체 선정을 위해서는 업체에서 제안하는 제안서를 통해서 공정한 방법과 프로세스를 통해 평가하고 판단하고 선정해야 하는데 업체 입장에서는 발주사가 필요한 내용이 무엇인지 처음부터 알 수 없으므로 RFP라고 하는 문서를 통해서 발주사가 필요한 내용이 무엇인지를 파악할 수 있도록 하는 것입니다.

수주사인 수행사에서는 RFP에 기재되어 있는 정보를 기반으로 프로젝트를 수주 받고 선택 받기 위해서 고객사인 발주사가 필요한 내용을 이해하고 프로젝트 내용을 제안하게 됩니다.

RFP 뜻과 개념에 대한 설명

RFP 뜻(Request For Proposal)은 프로젝트 발주사가 시스템 구축이나 업무 위탁을 위해 경쟁 입찰 방식에 참여할 수주사 후보 업체들에게 발송하는 제안 요청 문서입니다.

RFP 문서 상에는 시스템 도입 목적과 배경에 대한 내용과 현재의 상황과 상태, 그리고 필요한 내용들을 기재하고 공식 문서로 만들어서 수주사 후보들에게 제공하게 됩니다.

RFP(Request for Proposal)는 프로젝트의 개발 목표와 범위에 대해서 파악할 수 있는 문서로 좋은 제안을 받기 위해서는 퀄리티가 높은 RFP 문서를 준비해야 합니다.

RFP는 발주사가 특정 과제의 수행에 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여 수주사에게 제시하는 문서로 수주사에서 제안서를 작성하는데 도움을 주기 위한 문서이기도 합니다.

RFP 뜻(Request for Proposal)은 시스템 개발 의뢰에 필수적인 문서입니다. RFP는 새로운 시스템을 구축하거나 개발 해야 할 때 해당 업무를 위탁하기 위해 프로젝트를 수주 받고자 하는 수주사들에게 제안을 요구하는 문서입니다. RFP에는 도입하고자 하는 시스템의 개요와 프로젝트 납기, 기타 제약 사항에 대한 내용도 기재하게 되며 수주사에서는 RFP 문서를 바탕으로 구체적인 제안을 할 수 있게 됩니다.

수주사가 구체적인 제안 내용을 담은 문서는 제안서가 됩니다. 그리고 프로젝트 발주사는 제안서를 바탕으로 수주사를 선정하게 됩니다.

[RFP 내용 상 포함 항목 예시]

RFP 상에서는 업무 흐름과 처리 내용과 같은 비즈니스 프로세스와 IT 시스템 정보, 데이터 흐름, 시스템 간 인터페이스, 시스템 화면 등의 정보를 제공해야 하고 기능 요건을 명확하게 제시해야 합니다.

RFP에서는 기능 요건 뿐만 아니라 사용성과 효율성, 보수성 등의 시스템 품질과 시스템 보안 등의 비기능 요건에 대해서도 기획하고 검토하여 명문화 시켜야 합니다.

여러 업체들로부터 제안을 받기 전에 발주사는 사전에 선정 기준과 조건, 평가 항목을 준비해 놓게 됩니다. 기업에서는 공정한 평가와 선정 프로세스가 매우 중요하며 업체를 선정하기 위해서는 기능과 제안 가격, 업체의 신뢰성과 체제, 장래성 등을 종합적으로 검토하여 선정하게 됩니다.

RFP는 상대적으로 제안서에 비해서 내용을 간단하게 적게 되고 실제 RFP를 바탕으로 수주 희망사가 작성하는 제안서에는 더 세부적인 내용들이 기재됩니다.

RFP 문서와 제안서는 모두 공식적인 문서이고 잘못 작성하게 되면 비용 문제를 포함하여 나중에 큰 문제가 생길 수 있으므로 신중하게 접근 되어야 하는 문서들이기도 합니다.

프로젝트 수주를 희망하는 기업들은 RFP를 바탕으로 RFP 내용을 잘 이해했다는 내용을 어필하는 형태로도 제안서를 작성하게 되며 제안서를 바탕으로 경쟁 PT를 진행하여 제안서에 대한 내용을 발표하고 설명할 수 있는 기회를 제공하게 됩니다. 경쟁 PT를 통해서 얼마나 RFP 내용을 잘 이해하고 있고 이를 통해 얼마나 프로젝트를 잘 수행할 수 있는지를 발주사에게 어필하고 설득하는 과정을 거칩니다.

발주사 입장에서는 업체를 신중하게 잘 선정하여 프로젝트를 잘 성공시키도록 하는 것이 중요합니다.

RFP는 프로젝트의 WBS만큼 중요한 문서라고 할 수 있겠습니다. 고객사가 되는 발주사 입장에서는 얼마나 충실하고 정성스럽게 RFP를 준비하고 작성하는지에 따라서 발주사의 수준과 의지를 보여줄 수 있으며 발주사 입장에서 구체적이고 디테일하게 사전에 미리 준비해 놓으면서 RFP 상의 구체화 수준에 대해서는 전략적으로 접근하기도 합니다. 너무 디테일하게 작성할 경우 더 좋은 제안 내용을 제한할 수 있는 여지가 있기 때문입니다.

RFP의 수준과 제안서의 수준은 프로젝트의 규모와 예산 규모에 따라서도 매우 달라질 수 있습니다.