분개(Journalizing)는 발생한 거래가 재무상태와 재무성과의 손익에 미치는 영향을 분석해서 거래의 효과를 일정한 회계 장부에 차변과 대변으로 나누어 기록하는 것을 의미한다. 거래 내용을 기록하는 회계 장부를 분개장이라고 하며 분개장의 일반적인 형태를 나타내고 있는데 회계처리와 동일한 의미이다.
분개의 의미와 절차
분개는 회계처리와 동일한 의미를 갖는다. 거래의 발생 순서에 따라 차변기록과 대변기록을 동시에 수행해야 한다. 분개기록을 할 때에는 거래 일자 별 발생한 거래를 분석해서 해당 거래가 재무제표 요소의 구체적인 어떤 계정을 얼마만큼 변화시켰는지를 파악한 다음 해당 계정명칭과 거래금액을 분개장에 기록한다. 해당 거래가 분개의 대상인지 여부를 먼저 판단해야 한다. 거래는 재무상태의 변화를 일으키는 하나의 사건에 해당한다. 해당 거래로 인해 기업의 재무상태가 변화하였는지를 생각해보면 된다. 비품을 외상으로 구입하면 해당 비품은 기업 자산의 일부이기 때문에 자산이 증가하게 된다. 그리고 지급하지 않은 금액은 향후 즘전을 지급할 기업의 의무를 증가시킨 것이기 때문에 부채계정인 미지급금이 동일한 금액으로 증가하는 원리이다. 결과적으로 해당 거래로 인해 기업의 자산인 비품과 부채인 미지급금이 동일하게 증가되었고 회계상 거래의 정의를 충족하기 때문에 분개기록을 수행한다. 분개를 하는 시점도 정해야 한다. 분개는 거래가 발생한 시점이다. 재무상태의 변화가 있게 된 시점에 하는 것이다. 기업이 대금을 지급하지 않았더라도 자산과 부채가 증가되었으므로 분개기록을 하는 시점은 비품을 외상으로 구입하는 시점에 진행하는 것이지 미지급금을 갚는 시점이 아니다. 분개장의 차변과 대변에 기록할 계정과목을 정해야 한다.분개장에 기록할 금액도 결정해야 한다. 회계에서 금액을 결정하는 것을 측정이라고 한다. 결과적으로 분개를 보면 해당 일자에 어떠한 회계처리가 발생했는지 알 수 있다. 분개기록의 원리는 기본 회계등식에서부터 시작한다. 기본 회계등식은 자산은 부채와 자본의 합계와 같다는 것이다. 거래의 8요소가 자연스럽게 차변요소와 대변요소로 맞물려 있는 모습을 나타내야 한다. 분개기록의 대상이 되는 실제 거래를 이용해서 분개를 하는 과정 알아 둘 필요가 있다.
계정의 기입의 의미
계정을 기업하는 것을 전기라고 한다. 전기(Posting)은 분개장이나 전산시스템의 전표 입력과 같은 방식으로 정보를 총계정원장의 각 계정에 옮겨 적는 것이다. 이러한 실행을 통해서 거래의 순서별로 기록된 분개정보가 계정별 정보로 반영한다. 총계정원장은 회사의 회계기록에 사용될 수 있는 모든 계정이 관리되는 회계장부를 말한다. 통상적으로 원장이라고 한다. 분개기록에 사용된 거래 요소에는 계정의 증감정보가 있다. 전기는 분개기록에 포함된 계정의 증감정보를 T-계정의 차변과 대변에 반영하는 과정이다. 자산 계정의 경우 자산이 증가된 부분은 T-계정의 차변에 기록하고 자산이 감소된 부분은 T-계정의 대변에 기록하며 일정시점에서 대변합계 금액을 초과하는 차변 합계 금액을 해당 시점의 잔액으로 파악하게 된다. 계정의 기록에서 해당거래의 일자와 분개 된 상대편 계정 과목을 함께 기록하여 T-계정 정보의 유용성을 높인다. 수익이 발생한 경우 대변에 기록하고 비용이 발생한 경우에는 차변에 기록한다. 소멸된 수익과 비용에 대해서 반대편에 기록하여 일정 기간 동안 수익계정의 차변합계 금액을 초과하는 대변합계 금액을 수익의 순발생액으로 파악한다. 이와 같은 논리에 의해 비용 계정의 대변합계금액을 초과하는 차변합계금액은 비용의 순발생액으로 파악한다. 수익과 비용 계정의 경우 T-계정상의 차변합계금액과 대변합계금액의 차이가 보고기간 동안 수익이나 비용의 순발생액을 의미한다.
계정의 집계 방법
계정의 집계방법은 수정전시산표의 작성을 의미한다. 시산표(T/B, Trial balance)는 이전의 회계기록인 분개와 전기의 결과로 계정에 반영된 정보를 정리해서 차변과 대변으로 구성된 단일의 표로 작성한 계정의 집계표이다. 시산표를 작성하는 목적은 그 동안의 회계기록이 정확한지 여부를 정기적으로 확인하고 결산시 재무제표 작성에 필요한 정보를 정리하기 위해서이다. 시산표는 재무제표 요소의 고유한 위치인 차변과 대변을 고려해서 자산과 비용은 차변에 기록하고 부채와 자본, 수익은 대변에 기록하여 차변합계와 대변합계가 일치하는 모습을 보여준다. 시산표 작성의 근거가 되는 회계 등식은 자산과 비용을 합친 금액이 부채, 자본, 수익을 합친 금액이 된다. 자본은 당해 보고 기간 중 발생한 수익과 비용의 영향이 배제된 상태이어야 한다는 것이다. 시산표상의 자본은 기초시점의 자본에 당기 중 수익과 비용이 발생되지 않은 거래로부터 변동한 자본을 가감한 금액이라는 것이다. 시산표는 시산표에 집계되는 정보의 범위에 따라 합계시산표, 잔액시산표, 합계잔액시산표로 구분되기도 한다. 결산수정분개의 반영 여부에 따라서 수정전시산표와 수정후시산표로 구분되기도 한다. 합계시산표는 각 계정의 차변합계와 대변합계 금액 만을 집계하여 나타난 것이다. 각 계정의 증가와 발생액 총액과 감소와 소멸액 총액에 관한 정보를 제공한다. 합계시산표에는 계정별 잔액에 대한 정보가 포함되지 않아서 계정별 잔액이나 발생액을 알고 싶을 경우 차변 합계와 대변합계의 금액을 함께 비교해 보아야 한다는 불편함이 있다. 잔액시산표는 각 계정의 차변 합계와 대변합계 금액의 차이만을 잔액으로 집계하여 나타낸 것이다. 각 계정의 잔액이 차변에 있는 경우에는 차변 부분에 계정의 잔액만을 표시하고 계정의 잔액이 대변에 있는 경우 대변 부분에 계정의 잔액만을 나타낸 것이다. 잔액시산표에는 계정별 차변금액의 합계와 대변 금액의 합계에 대한 정보가 포함되지 않아서 계정의 잔액 이외의 추가적인 정보를 제공하지 못하는 단점이 있다. 합계잔액시산표는 각 계정의 차변합계와 대변합계 금액 뿐만 아니라 각 계정별 잔액까지 나타낸 시산표이다. 합계 시산표와 잔액시산표가 제공하는 모든 정보를 제공하는 시산표이다.